Gode innkjøpsrutiner på Hotel Riverton

Millum møtte Svante Forslund, restaurantsjef ved Hotel Riverton, på Noresdagen 2018 i Lillestrøm. Svante er en erfaren restaurantsjef og forteller at de sparer både tid og penger ved å benytte seg av Millum Procurement.– Jeg er helt overbevist om at vi sparer både tid og penger på avtalen med Nores og Millum Procurement, sier Svante Forslund. Les hele saken.

Raskt og enkelt

Svante vet godt hvor mye arbeid som kreves både av ham selv og kollegaene før restaurantgjesten får servert retten sin. Svante har lang erfaring innen bransjen og har innsett behovet for planlegging og varebestillinger. Han mener at det er mye å vinne på å benytte seg av et effektivt innkjøpssystem.

– Vi gjør cirka 80 prosent av innkjøpene våre via Buy at Nores. Det er det absolutt enkleste og raskeste for oss som har repeterende bestillinger nesten daglig, sier han.

– Det beste med å ha en egen innkjøpsportal er at du finner alle leverandørene dine på ett og samme sted. Det gjør vår hektiske hverdag lettere og gjør at vi kan jobbe raskt og effektivt, legger han til.

Ledelsen må være pådrivere
Hele organisasjonen ved Hotel Riverton gjennomsyres av engasjementet for gode rutiner. Det var ledelsen som gav Svante og medarbeiderne hans muligheten til å sette seg skikkelig inn i Millum innkjøpsportal. Medarbeiderne fikk også bruke den tiden som var nødvendig for å tilpasse innkjøpssystemet til sine behov.

– Systematisering av innkjøp krever mye forarbeid. Det tar tid å skape gode innkjøpslister og rutiner. At ledelsen fungerer som pådrivere og oppfordrer til bruk er helt avgjørende. Det er også viktig at alle i organisasjonen tar ansvar for løsningen og sørger for at den brukes, slår Svante fast. Det skjer imidlertid ikke av seg selv, men ved konstant oppfølging og kommunikasjon.

– Det som kanskje er aller viktigst for at Nores skal lykkes med arbeidet sitt, er å få ledelsen eller den øverste ansvarlige hos hvert medlem til å forstå Nores som organisasjon. Innkjøpsrutinene skal være utformet slik at de fungerer på lang sikt. Ved utskifting av personalet bør en stor del av opplæringen være  ”her handler vi gjennom Buy at Nores”. Mange innen restaurantbransjen etablerer sine egne leverandørkontakter i løpet av årene, og derfor er det viktig at ledelsen er tydelig på dette punktet helt fra begynnelsen av, forteller Svante.

Forstå innkjøpsavtalen
– Et annet punkt er at man forstår hvordan Nores tenker i avtaleforhandlingene sine. Produktene som mange ganger kjøpes inn, er jo f.eks. for den brede massen. Det er også viktig at Nores kommuniserer dette til alle medlemmene på en effektiv måte, slik at alle enheter forstår hvor man sparer penger, mener Svante.

Fordeler ansvar
Et innkjøpssystem kan effektivisere prosesser og forenkle det daglige arbeidet. Men det går ikke helt av seg selv.

– Det holder ikke bare å trykke på en knapp. I begynnelsen kan det føles enklere å ringe i stedet, men man innser raskt at dette ikke er tilfellet. Å sette av tid til opplæring er en smart investering som kommer til å forenkle hverdagen for alle, sier Svante.

Hvis han er borte fra jobben, finnes det flere andre som kan ta ansvar for å bestille varer.

– Det er en stor fordel om så mange som mulig kan bruke verktøyet. Da unngår man at alt ansvaret ligger på én og samme person, påpeker han.

Svante anbefaler at man i størst mulig grad benytter seg av faste innkjøpslister. Når det gjelder innkjøp, er det imidlertid store forskjeller mellom kjøkkenet (innkjøp av mat) og restauranten (innkjøp av drikke). Innkjøpet av drikke er forholdsvis konstant og er dermed en svært enkel oppgave så snart listene er laget. For kjøkkenets del er det noe mer utfordrende, i og med at produkter kan variere i kvalitet og menyer endres.

Nores + Buy at Nores = sant
Som medlem i Nores kan Svante og personalet hans dra nytte av samarbeidet med Millums innkjøpsportal, Buy at Nores. Svante, som har 15 års erfaring fra Hotel Riverton, synes innkjøpsportalen burde være førstevalget også for andre medlemmer i Nores. Han understreker hvor enkelt og smidig det har blitt å bruke portalen etter at design og funksjonalitet ble oppgradert høsten 2017.

– Det eneste som mangler er en oppdatert versjon av varetellingen, men jeg har hørt at dette er på gang. Ellers er det enkelt og intuitivt å bruke portalen, noe som er viktig for at den ikke skal bli et stressmoment i hverdagen, sier Svante.

Nores- rådgiver
– For at du ikke skal sakke akterut i bruken av Buy at Nores anbefaler jeg at du kontakter Nores-rådgiveren for å få råd og hjelp. Her på Hotel Riverton har vi minst to møter per år, der alle som driver med en eller annen form for innkjøp er med, og der vi går gjennom innkjøpene våre og hvordan vi presterer. Det er alltid tid og mulighet for refleksjon, og eventuelt innser man visse forandringer man ønsker å gjøre for å forbedre arbeidet sitt. Nores-arbeidet bør pågå kontinuerlig, mener Svante.

Han skulle imidlertid gjerne hatt tilgang til mer informasjon om de enkelte produktene.

– Av og til kan det være vanskelig å finne den varen man ønsker, spesielt når det gjelder kjøkkenråvarene. Jeg oppfordrer derfor leverandørene til å øke kvaliteten på katalogene sine. Jo mer informasjon og flere bilder de har, jo enklere er det for brukerne å finne de riktige produktene, sier Svante.